VdW Bayern – geschützte Gremienkommunikation dank hochsicherer Datenräume

Der Kunde

Der Verband bayerischer Wohnungsunternehmen e.V. (VdW Bayern) ist der führende Fach- und Interessenverband der Wohnungswirtschaft Bayern. Er vertritt über 500 Mitgliedsunternehmen, die rund 480.000 Wohnungen in Bayern bewirtschaften. Zu seinen Aufgaben gehört neben der Jahresabschlussprüfung vornehmlich die umfassende Beratung seiner Verbandsmitglieder. Der VdW Bayern setzt sich für bezahlbaren Wohnraum und eine nachhaltige Wohnungspolitik ein.

Die Herausforderung

Der VdW Bayern war auf der Suche nach einer modernen und vor allem hochsicheren Cloud-Lösung für die digitale Gremienarbeit. Da im Rahmen der Gremienkommunikation vertrauliche Informationen und sensible Daten – teilweise mit Personenbezug – ausgetauscht werden, spielten Datenschutz und Datensicherheit bei der Wahl eines geeigneten Dienstes eine übergeordnete Rolle. Als führender Fach- und Interessensverband der bayerischen Wohnungswirtschaft fungiert der VdW Bayern gleichermaßen als Vorbild und Aushängeschild für seine Mitglieder, darunter Wohnungsgenossenschaften und kommunale Wohnungsunternehmen. Gesucht wurde daher eine Lösung, die nicht nur mit einem hohen Sicherheitsniveau überzeugt, sondern die auch zukunftssicher, funktional und intuitiv bedienbar ist. Darüber hinaus sollte der Dienst auch die ortsunabhängige Nutzung mittels Mobilgeräten ermöglichen.

Die Lösung

Nach einiger Recherche hat sich der VdW Bayern für den Kollaborations- und Datenraum-Dienst idgard entschieden, der auf einem Confidential-Computing-Ansatz basiert. Dieser sorgt dafür, dass die Daten nicht nur bei der Speicherung und Übertragung, sondern auch während der kritischen Phase, nämlich während der Verarbeitung im Klartext, jederzeit geschützt bleiben. Dazu erfolgt die Datenverarbeitung in sicheren, hardwarebasierten Bereichen, die vom Rest des Systems abgeschirmt sind. So haben selbst Betreiber und Administratoren nachweislich zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten. „Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung bin ich auf idgard aufmerksam geworden, weil es sich explizit an Berufsgeheimnisträger richtet und mit einem hohen Datenschutz- und Sicherheitsniveau punkten kann“, sagt Christian Fischer, Leiter Servicebereich Digitalisierung und IT beim VdW Bayern. Die hochsicheren Datenräume von idgard machen nicht nur den rechtskonformen Austausch und die gemeinsame Nutzung sensibler Dokumente möglich, sondern bieten auch hilfreiche Funktionen wie Zugangsbeschränkungen, Verbreitungsschutz und Protokolle.

Von analog zu digital: Virtuelle Datenräume machen sichere Gremienarbeit möglich

Vor dem Wechsel zu idgard hat der VdW Bayern seine Gremiensitzungen analog vor- und nachbereitet: Sensible Unterlagen wurden im großen Umfang ausgedruckt und per Post an die Gremienmitglieder verschickt. Das kostete Zeit und Geld. „Irgendwann folgte der Umstieg auf E-Mail-Versand, was zumindest etwas komfortabler war“, erzählt Vorstandsassistentin Heike Krieg. Einige tagesaktuelle Dokumente galt es aber trotzdem noch kurz vor Beginn der Sitzung auszudrucken oder mit kleinen Aktualisierungen zu verschicken. Hinzu kam, dass die zu versendenden Datenmengen teilweise so groß waren, dass einige Mitglieder die Anhänge gar nicht mehr empfangen bzw. herunterladen konnten. „Es stellte sich also die Frage: Wie lässt sich das einfacher, komfortabler und gleichzeitig sicherer gestalten?“, so Krieg. Mit idgard war schnell eine Lösung gefunden, die den hohen Ansprüchen des VdW Bayern genügt: Der Dienst ist einfach und intuitiv in der Anwendung und dabei so sicher, dass auch sensibelste Daten und Dokumente jederzeit angemessen geschützt sind.

Produktiver Einsatz nach nur drei Monaten dank intuitiver Bedienung

Vom Erstkontakt mit idgard bis zum Roll-out der Lösung beim VdW Bayern dauerte es insgesamt nur drei Monate. In dieser Zeit wurde der Dienst auf Herz und Nieren geprüft und den Gremienmitgliedern als neues Tool zum sicheren und rechtskonformen Datenaustausch vorgestellt. Außerdem wurden während der drei Monate auch organisatorische Fragen geklärt, wie etwa die Vergabe der Administratoren- und Nutzerberechtigung sowie die Befugnisse zur Einrichtung und Verwaltung von Datenräumen.

Aufwendige und kostenintensive Schulungen waren nicht nötig: idgard lässt sich ohne Installation ganz einfach im Browser bedienen. Zusätzlich stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung, die den ortsunabhängigen Zugriff auf die hinterlegten Daten gewährleisten – ein Punkt, der dem VdW Bayern neben dem Sicherheitsaspekt besonders wichtig war: Nahezu alle Gremienmitglieder nutzen idgard auf mobilen Geräten. Dementsprechend gut wurde die Lösung angenommen, verrät Christian Fischer: „Bei der Integration von idgard gab es keine Schwierigkeiten, da sich der Dienst komfortabel und intuitiv nutzen lässt. Nach den ersten ein bis zwei Sitzungen hatten sich alle Gremienmitglieder an idgard gewöhnt – auch weniger technikaffine Kollegen konnten wir so problemlos abholen.“

Das Ausdrucken und postalische Versenden von Dokumenten entfällt dank idgard. Nun erfolgt der Austausch der Unterlagen einfach digital, und alle Nutzer erhalten eine Mitteilung, sobald eine neue Version bzw. ein neues Dokument bereitliegt. Der Aufwand für die Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen ist so wesentlich geringer. „Gerade in dieser schnelllebigen Zeit werden die zu bewältigenden Aufgabenberge immer größer. Daher ist man dankbar, wenn an anderer Stelle Zeit und Ressourcen eingespart werden können“, sagt Heike Krieg. „Der Verwaltungsaufwand, den ich mit idgard habe, ist gering – der Komfort ist dafür umso größer.“

Fazit

Mit idgard hat der VdW Bayern eine sichere, mobile und intuitiv bedienbare Cloud-Lösung für die digitale Gremien- und Vorstandskommunikation gefunden, die sich schnell als beliebtes Tool für den effizienten und sicheren Austausch von Dokumenten etabliert hat. Von besonderer Bedeutung ist das hohe Sicherheitsniveau. Unbefugte Zugriffe auf die gesicherten Datenräume, sowohl von Außenstehenden als auch vom Cloud-Betreiber selbst, sind zu jeder Zeit zuverlässig ausgeschlossen. Dafür sorgt die patentierte Sealed-Cloud-Technologie mit ihrem Confidential-Computing-Ansatz. Hilfreiche Zusatztools wie eine Abstimmungsfunktion, Verbreitungsschutz für Dokumente und digitale Sitzungsmappen erleichtern die Gremienarbeit darüber hinaus und machen idgard zur idealen Wahl für den VdW Bayern.

Webinar Recording

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