regio iT – hochsicherer Datenaustausch für Kommunen & kommunale Unternehmen dank idgard

Der Kunde

Mit über 700 Mitarbeitern und mehr als 56.000 betreuten Clients ist die regio iT GmbH der größte kommunale IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen. Das Unternehmen wurde 2003 gegründet und bietet Kommunen, Schulen, Energieversorgern und Non-Profit-Organisationen strategische und projektbezogene IT-Beratung, Integration, IT-Infrastruktur und Full-Service in vier Geschäftsfeldern: IT-Service und -Betrieb, Verwaltung und Finanzen, Energie und Entsorgung sowie digitale Bildung. Darüber hinaus ist regio iT an zahlreichen Forschungs- und Entwicklungsprojekten sowie bundesweiten Initiativen zu neuen Technologien beteiligt, etwa im Bereich Smart Cities.

Herausforderung

Im kommunalen Umfeld ist eine sichere und effiziente Lösung für die interne und externe digitale Zusammenarbeit zwingend erforderlich, insbesondere für den schnellen. geschützten Austausch von sensiblen Daten und Dokumenten sowie als Datenablage mit mobilen Zugriffsmöglichkeiten. Diese und weitere zukunftsfähige Möglichkeiten bietet die regio iT auch ihren Kunden an – unter anderem für Gemeinden, kommunale Unternehmen, Schulen, Energieversorger und Abfallentsorger. Benötigt wurde daher ein skalierbarer Dienst, der nicht nur alle genannten Funktionen zum Datenaustausch bietet, sondern auch das nötige Sicherheitsniveau, das einen rechtskonformen Einsatz auf kommunaler Ebene sowie im Bildungswesen und in der Energiewirtschaft überhaupt erst möglich macht. Darüber hinaus sollte die Lösung auch mobil nutzbar sein und sich unkompliziert bedienen sowie in bestehende – teils automatisierte und betriebskritische – Prozesse und Arbeitsabläufe einbinden lassen.

Lösung

Zu einer Zeit, als „die Cloud“ in Deutschland noch unscharf definiert war, war es kein Leichtes, einen Dienst zu finden, der den hohen kommunalen Ansprüchen an Datenschutz und Datensicherheit genügt und darüber hinaus einfach zu bedienen ist. Zwar gab es 2016 bereits einige Cloud-Anbieter auf dem Markt, doch nur wenige konnten mit einem ganzheitlichen Sicherheitskonzept überzeugen. Genau hier punktet idgard mit seinen drei Säulen der Sicherheit:

• Die patentierte Sealed-Cloud-Technologie schließt selbst Betreiber und Administratoren aus und sorgt mit einem Confidential-Computing-Ansatz dafür, dass sensible Daten auch während der Verarbeitung zuverlässig geschützt sind.
• Die unabhängige Zertifizierung nach dem Trusted Cloud Datenschutzprofil (TCDP) bestätigt nicht nur die strenge Einhaltung von Datenschutzstandards, sondern erleichtert auch die Einhaltung der gesetzlichen Kontrollpflichten wesentlich.
• Der Betrieb auf eigenen Servern in modernen Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland unterstreicht idgards Verpflichtung zur physischen Datensicherheit und rundet das Gesamtkonzept ab.

Da idgard mit einem entsprechenden Sicherheitskonzept überzeugen konnte, war die Entscheidung schnell gefallen. Anschließen war jedoch noch eine wichtige Hürde zu nehmen: „Kommunale Daten, die nicht direkt beim kommunalen IT-Dienstleister liegen – das war zu jener Zeit noch undenkbar!“, so Scholz. Die Daten sollten demnach bei der regio iT verbleiben statt auf den Servern des Anbieters idgard. Gemeinsam entschied man sich zunächst für eine individuelle On-Premise-Lösung. So betrieb die regio iT den Dienst idgard von 2016 bis 2022 im eigenen Rechenzentrum in Aachen, initial unterstützt von idgard-Technikern, die für die sichere und ordnungsgemäße Einrichtung der versiegelten idgard-Server vor Ort sorgten. Technologie und Funktionsumfang waren identisch – nur der Name war ein anderer.

ucloud: idgard im kommunalen Einsatz

Um die Unabhängigkeit vom Anbieter idgard zu unterstreichen, nutzt die regio iT den Dienst bis heute unter dem eigenen Markennamen ucloud – und gibt ihn so auch an seine Kunden weiter. Dabei orientiert sich die regio iT an den bei idgard im Direktvertrieb verfügbaren Lizenzpaketen und bietet ihren Vertragspartnern die Lösung explizit an. Ein Angebot, das gerne angenommen wird: Aktuell nutzen rund 30 regio iT-Kunden aus dem kommunalen Umfeld in den Großräumen Aachen, Solingen, Siegburg und Gütersloh mit mehr als 740 Lizenzen idgard unter dem Namen ucloud. Dazu kommen rund 250 Lizenzen, die bei der regio iT selbst im Einsatz sind – und zwar in der gesamten Organisation, wie Sven Scholz betont: „vom Administrator bis zum Geschäftsführer.“ Dabei wird idgard bei der regio iT hauptsächlich für den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden eingesetzt. Ein weiterer viel genutzter Anwendungsfall ist die besonders sichere und flexible Dateiablage. “Vor allem für iPad-Nutzer ist idgard ideal geeignet, um mobil auf Daten zuzugreifen”, so Scholz.

Die Kunden der regio iT nutzen den Dienst für den sicheren Austausch sensibler Daten, sowohl intern als auch extern. Darüber hinaus ist idgard bei einigen Abnehmern auch fest in betriebskritische Abläufe und Regelprozesse integriert – dank Erweiterungen für Office-Dienste wie Outlook und Teams sowie WebDAV und REST-Schnittstelle.

Der Umzug von Aachen nach München – kein Problem dank Migrationstool

Nachdem idgard bis 2022 bei regio iT im eigenen Rechenzentrum lief, stand die nächste Entscheidung an: „Da die Hardware im Rechenzentrum ab 2022 nicht mehr unterstützt werden sollte, brauchten wir eine Alternative“, sagt Sven Scholz. Bei allen folgenden Überlegungen wurde schnell klar, dass man auf den hochsicheren Datenaustausch ungern verzichten wollte – ebenso wenig bei den der kommunalen Kunden, wo idgard teilweise eine betriebskritische Rolle eingenommen hatte.

In Abstimmung mit den Kommunen entschied man sich für den Umzug der Daten auf die zentralen idgard-Server nahe München, da sich idgard im mehrjährigen Einsatz vielfach bewährt hatte. Der Betrieb im sicheren und modernen idgard-Hochleistungsrechenzentrum ist zudem integraler Bestandteil des idgard-Sicherheitskonzepts, das hier ein weiteres Mal überzeugen konnte.

„Zusammen mit idgard haben wir einen Migrationsplan ausgearbeitet, den wir unseren Kunden angeboten haben“, so Sven Scholz. Bei der Umsetzung war das von idgard entwickelte Migrationstool hilfreich, mit dem auch große Datenmengen und komplexe Ordnerstrukturen sowie Nutzerprofile inklusive Berechtigungen unkompliziert und sicher migriert werden können. Der technische Support auf Seiten idgards unterstützte die regio iT und ihre Kunden und sorgte für einen reibungslosen Ablauf. Das Ergebnis: Binnen weniger Monate konnte die Migration problemlos vollzogen werden. Seitdem nutzen mehr als 1000 Nutzer in Nordrhein-Westfalen idgard zwar weiterhin unter dem Markennamen ucloud, betrieben wird die Lösung nunmehr auf den versiegelten idgard-Servern im modernen und mehrfach zertifizierten Rechenzentrum nahe München.

Beim Umzug half das von idgard entwickelte Migrationstool, mit dem auch große Datenmengen und komplexe Ordnerstrukturen unkompliziert und sicher migriert werden konnten.

Fazit

idgard ist der hochsichere Cloud-Dienst von TÜV SÜD, der virtuelle Datenräume und sicheren Datenaustausch in einem Produkt vereint, um Dateien sicher zu speichern, zu synchronisieren und innerhalb eines Unternehmens sowie mit externen Partnern sicher auszutauschen. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland. Damit nutzen die regio iT und ihre kommunalen Kunden eine sichere, mobile und intuitiv bedienbare Cloud-Lösung für die digitale Zusammenarbeit, die sich für den geschützten Austausch von sensiblen Daten sowie als flexible Dateiablage etabliert hat. Dank Integrationsmöglichkeiten für Office und mobile App für Android und iOS ist der Dienst das ideale Tool für den rechtskonformen Einsatz.