Glossar

Secure Content Collaboration: Sichere digitale Zusammenarbeit in der Cloud

In der modernen Arbeitswelt sind Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten längst Alltag geworden. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie die notwendigen Voraussetzungen schaffen müssen, um ihren Mitarbeitern diese Optionen sicher anzubieten. Dabei spielen der sichere Datenaustausch sowie der Schutz sensibler Daten – auch in der Cloud – eine zentrale Rolle. Die Risiken, die Unternehmen dabei fürchten, sind vielfältig, wie aus der Cloud Security Study 2023 von Cybersecurity Insiders hervorgeht. Zu den Hauptsorgen zählen demnach Datendiebstahl und Datenverlust (29 %) sowie unzureichende rechtliche und regulatorische Compliance (30 %).

Secure Content Collaboration ist daher eine der zentralen Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit. Doch wann und warum ist die Sicherheit beim Austauschen und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien besonders wichtig? Wie gelingt es Ihnen, die Content Collaboration für Ihr Unternehmen so sicher wie möglich zu gestalten? Und worauf müssen Sie dabei achten? Antworten auf all diese Fragen erhalten Sie hier.

Keyfacts

  • Secure Content Collaboration bezeichnet das sichere Zusammenarbeiten und Austauschen von Inhalten in einer digitalen Umgebung, unter Einhaltung strenger Sicherheits- und Datenschutzstandards.
  • Durch die Integration von sicheren Kollaborationsplattformen wie etwa virtuellen Datenräumen können Teams effizienter und produktiver zusammenarbeiten, da sich Daten in Echtzeit teilen und bearbeiten lassen.
  • Gerade Unternehmen aus streng regulierten Branchen kommen an Secure Content Collaboration nicht vorbei


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1. Was ist Secure Content Collaboration?

Secure Content Collaboration bezeichnet die sichere, orts- und endgeräteunabhängige Zusammenarbeit an Dateien. Dazu gehört der Zugriff auf Dokumente, deren Austausch und Synchronisation sowie die Möglichkeit, gemeinsam und gegebenenfalls parallel daran zu arbeiten, während gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden. Diese Form der Kollaboration ist für den Business-Alltag vieler Unternehmen unerlässlich, da sie nahtlose Arbeitsabläufe, eine höhere Produktivität und eine bessere Zusammenarbeit im Team, zwischen Abteilungen und mit externen Partnern ermöglicht.

Wichtige Aspekte der Secure Content Collaboration:

  1. Zugriff und Synchronisation: Nutzer können jederzeit und von überall auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugreifen, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert, besonders in verteilten Teams oder bei der Arbeit mit externen Partnern.
  2. Gemeinsame Bearbeitung: Mehrere Nutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wodurch Effizienz und Kreativität in Projekten gefördert werden. Dies vermeidet redundante Arbeiten und Missverständnisse, die durch verschiedene Dokumentenversionen entstehen können.
  3. Sicherheit: Die Sicherheit der Daten steht im Vordergrund. Dazu gehören der Schutz vor unberechtigtem Zugriff sowohl im Ruhezustand („Data at Rest“) und während der Übertragung („Data in Transit“) als auch während der Verarbeitung („Data in Use“) sowie die Implementierung strenger Zugriffsrechte und Audit-Logs, die es erlauben, alle Aktivitäten nachzuverfolgen.
  4. Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Content Collaboration-Lösungen den gesetzlichen Anforderungen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen, insbesondere wenn es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Dies umfasst die Einhaltung von Regelungen wie der DSGVO.
  5. Integration: Effektive Secure-Content-Collaboration-Lösungen integrieren sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und gängige Anwendungen wie E-Mail-Clients, Projektmanagement-Tools und CRM-Systeme. Dies erleichtert den Übergang und erhöht die Akzeptanz bei den Nutzern.
  6. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienbarkeit sind entscheidend, um die Akzeptanz und Produktivität der Nutzer zu maximieren. Die besten Tools bieten eine Kombination aus leistungsstarken Funktionen und einfacher Handhabung.

Secure Content Collaboration ist also ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen. Durch die Implementierung sicherer und effizienter Lösungen können Unternehmen nicht nur ihre Produktivität steigern, sondern auch sicherstellen, dass ihre sensiblen Daten jederzeit zuverlässig geschützt sind.

2. Warum und für wen ist Secure Content Collaboration wichtig?

Secure Content Collaboration liefert die Antwort auf die bestehenden Risiken bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Hier geht es nicht nur darum, zu verhindern, dass Mitarbeiter Daten löschen, beschädigen oder unwissentlich an unbefugte Dritte weitergeben. Dies lässt sich mit sensibilisierenden Trainings und einem sorgfältig aufgesetzten Rollen- und Rechtekonzept präventiv vermeiden.

Der Fokus der Secure Content Collaboration liegt vielmehr darauf, dass generell kein unberechtigter Zugriff auf die zu schützenden Informationen möglich ist – weder durch Mitarbeiter noch durch Externe wie Hacker noch durch den Infrastruktur-Provider selbst. Das heißt, derjenige, der die Daten im Auftrag verarbeitet, etwa ein Cloud-Anbieter oder Hersteller eines Content-Collaboration-Tools, darf keinen Zugang zu den Daten erhalten. Entscheidend ist außerdem, dass es nicht nur erforderlich ist, Daten während der Speicherung und Übermittlung etwa durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vor dem Zugriff Dritter zu bewahren, sondern diese auch während der gesamten Zeit der gemeinsamen Ver- und Bearbeitung zu schützen.

☝ Schon gewusst? Risiken der digitalen Zusammenarbeit

 

  1. Datendiebstahl: Unbefugte Zugriffe und Cyberangriffe verursachen unter Umständen erhebliche (kostspielige) Datenverluste und Datenschutzverletzungen.
  2. Datenverlust: Technische Fehler, menschliches Versagen oder böswillige Aktivitäten können dazu führen, dass wichtige Informationen unwiederbringlich verlorengehen.
  3. Compliance-Verstöße: Die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften und regulatorischer Anforderungen zieht bisweilen rechtliche Konsequenzen und hohe Strafen nach sich.
  4. Sicherheitslücken: Ungesicherte Endpunkte, veraltete Software und unzureichende Sicherheitsprotokolle sind mögliche Einfallstore für Angreifer, die dann Zugang zu sensiblen Daten erhalten.
  5. Insider-Bedrohungen: Die böswillige Absicht bzw. Fahrlässigkeit aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter kann ein erhebliches Risiko für die Sicherheit von Daten darstellen.

Verschlüsselung allein ist für zuverlässige Secure Content Collaboration nicht ausreichend; es bedarf auch eines durchdachten Zugriffs- und Rechtemanagements sowie kontinuierlicher Sicherheitsüberprüfungen. Durch die Implementierung geeigneter Tools können Unternehmen sicherstellen, dass ihre sensiblen Daten stets geschützt bleiben und nur autorisierte Benutzer Zugriff haben.

Besondere Relevanz hat Secure Content Collaboration für Unternehmen, die regelmäßig mit sensiblen Daten arbeiten, etwa in streng regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen. Auch für Remote-Teams, die unabhängig von geografischen Standorten auf Dokumente zugreifen müssen, sowie für Organisationen, die strengen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen wie der DSGVO unterliegen, ist eine sichere Kollaboration unverzichtbar. Zudem profitieren Projektteams, die oft mit externen Partnern zusammenarbeiten, erheblich von sicheren Kollaborationsplattformen.

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3. Wie können Unternehmen Secure Content Collaboration umsetzen?

Ob regulierte Branche oder nicht – wer „echte“ Secure Content Collaboration in die Tat umsetzen will, muss in erster Linie sicherstellen, dass sowohl „Data at Rest“ als auch „Data in Transit“ und „Data in Use“ umfassend geschützt sind. Dies erfordert den Einsatz von Technologien wie Confidential Computing, Zero Knowledge Computing oder Sealed Computing. Diese Ansätze gewährleisten, dass die Verarbeitung von Daten ausschließlich innerhalb einer sicheren Server-Umgebung erfolgt, die als Data-Clean-Up-Area bezeichnet wird. Dabei können weder Administratoren noch der Provider selbst auf die Daten zugreifen – nur das Unternehmen beziehungsweise der Urheber hat den Schlüssel zu den Daten.

Confidential Computing sorgt dafür, dass Daten auch während der Verarbeitung geschützt sind. Dies wird durch eine spezielle Sicherheitsarchitektur erreicht, die effektive Verschlüsselungen, reduzierte Schnittstellen und viele verzahnte technische Schutzvorkehrungen kombiniert. Ein Beispiel hierfür ist die patentierte Sealed-Cloud-Technologie, die umfassenden Schutz bietet. Diese Technologie nutzt eine Kombination aus Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sicheren Prozessoren und abgeschirmten Server-Segmenten, was wiederum gewährleistet, dass Daten selbst dann geschützt sind, wenn der Anbieter gehackt wird oder unbefugte Mitarbeiter versuchen, auf die Daten zuzugreifen.

Zusätzlich sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen, um Secure Content Collaboration umzusetzen:

  • Strenge Zugriffskontrollen: Implementieren Sie ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (Role-Based Access Control, RBAC), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Daten haben. Dies minimiert das Risiko interner Bedrohungen.
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Führen Sie regelmäßige Audits und Penetrationstests durch, um Schwachstellen in Ihren Systemen zu identifizieren und zu beheben.
  • Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den besten Praktiken der Datensicherheit und im sicheren Umgang mit sensiblen Informationen, um menschliches Versagen zu minimieren.
  • Einsatz von Verschlüsselung: Nutzen Sie starke Verschlüsselungsmethoden sowohl für Daten im Ruhezustand als auch während der Übertragung, sodass selbst abgefangene Daten nicht lesbar sind.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Implementieren Sie MFA, um den Zugang zu sensiblen Daten weiter abzusichern und das Risiko von Kontoübernahmen zu reduzieren.

Durch die Kombination dieser Maßnahmen können Unternehmen eine sichere und effektive Content Collaboration gewährleisten, die sowohl den Anforderungen der modernen Arbeitswelt als auch strengsten Sicherheitsanforderungen gerecht wird.

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4. Was unterscheidet Secure Content Collaboration von Filesharing? Tools und ihre Grenzen

Um Secure Content Collaboration zu realisieren, setzen Unternehmen oftmals auf Filesharing-Dienste oder Content-Collaboration-Tools namhafter Anbieter und glauben, damit auf der sicheren Seite zu sein. Doch insbesondere bei Anbietern aus den USA besteht aufgrund der dortigen Gesetze die Gefahr, dass Behörden auf die Daten zugreifen können. Dies widerspricht nicht nur den europäischen Datenschutzbestimmungen, sondern birgt auch die Gefahr irreparabler wirtschaftlicher Schäden für das Unternehmen. Während Filesharing-Dienste den einfachen Austausch von Daten und Dokumenten ermöglichen und grundlegende Sicherheitsfunktionen bieten, sind sie oft nicht ausreichend, um für den umfassenden Schutz sensibler Informationen zu sorgen. Filesharing-Dienste konzentrieren sich auf die Bereitstellung einer Plattform zum Hoch- und Herunterladen von Dateien. Diese bieten zwar einige Sicherheitsmerkmale, aber sie sind in der Regel nicht darauf ausgelegt, alle Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit abzudecken, die für eine wirklich sichere Zusammenarbeit erforderlich sind.

Secure Content Collaboration hingegen legt den Schwerpunkt auf die Sicherheit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Sie geht über das einfache Filesharing hinaus und beinhaltet umfassende Sicherheitsmaßnahmen, die die Integrität und Vertraulichkeit der Daten gewährleisten. Dies umfasst fortschrittliche Technologien wie Confidential Computing, die sicherstellen, dass die Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung und Nutzung geschützt sind. Der Zugriff auf die Daten ist stark kontrolliert und verschlüsselt, sodass weder Administratoren noch externe Parteien, einschließlich des Serviceanbieters, auf die Daten zugreifen können.

Ein weiterer kritischer Aspekt von Secure Content Collaboration ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und regulatorischen Anforderungen. Die Verwendung von Secure-Content-Collaboration-Tools hilft den betroffenen Unternehmen, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Secure Content Collaboration über die Grundfunktionen des Filesharings hinausgeht und umfassende Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um sensible Daten zu schützen und gleichzeitig die Zusammenarbeit effizient zu gestalten. Unternehmen, die sich für Secure Content Collaboration entscheiden, profitieren von einer erhöhten Sicherheit und Compliance, was sie vor potenziellen Bedrohungen und rechtlichen Konsequenzen bewahrt.

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5. Wie funktioniert Secure Content Collaboration im virtuellen Datenraum?

In einem virtuellen Datenraum vereinen Unternehmen die Leichtigkeit, die sie von Filesharing-Diensten und Content-Collaboration-Tools kennen, mit einem maximalen Sicherheitsniveau. Ein virtueller Datenraum ist eine geschützte Umgebung auf Basis einer Cloud-Plattform und damit überall und jederzeit über den Browser erreichbar. Dabei funktioniert er wie ein physischer Datenraum, unter anderem durch:

  • Protokollierung von Zugriffen, Downloads und Bearbeitungen: Alle Aktivitäten im Datenraum werden detailliert aufgezeichnet, was eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Transparenz gewährleistet.
  • Verwehrung des Zutritts für Unbefugte: Nur autorisierte Personen haben Zugang zum Datenraum, wodurch unberechtigter Zugriff verhindert wird.
  • Zeitlich begrenzte Verweildauer: Der Zugang zu Dokumenten kann zeitlich beschränkt werden, was zusätzliche Sicherheit bietet.
  • Rechtebasierte Verschlüsselung auf Dateiebene: Dokumente sind so verschlüsselt, dass nur berechtigte Personen sie öffnen, kopieren oder herunterladen können.
  • View-Only-Modus und digitale Wasserzeichen: Dokumente können in einem reinen Anzeigemodus betrachtet werden, Wasserzeichen wiederum schützen vor unerlaubter Verbreitung.

So ermöglicht ein virtueller Datenraum eine professionelle Secure Content Collaboration ebenso wie die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien. Darüber hinaus ergänzen weitere Funktionen die bequeme digitale Zusammenarbeit, darunter:

  • Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen: Benutzer werden automatisch über neue Dateien und Änderungen informiert.
  • Optionen für mehrere personenkreisindividuelle Datenräume: Verschiedene Gruppen können eigene, getrennte Datenräume nutzen.
  • Kommunikationsfunktionen: Chats und Abstimmungen ermöglichen den Austausch im Kontext des Datenraums.
  • Einfaches Erstellen digitaler Sitzungsmappen: Sitzungsdokumente lassen sich unkompliziert zusammenstellen und verteilen.

☝ Expertentipp: 5 Tipps für Secure Content Collaboration im virtuellen Datenraum

Damit die Content Collaboration im virtuellen Datenraum sicher und reibungslos erfolgen kann, gibt es einige Schritte, die Unternehmen beachten sollten:

  1. Finden Sie den passenden Datenraum-Anbieter: Legen Sie zu Anfang fest, was Ihr virtueller Datenraum können muss. Beziehen Sie dabei auch spezifische Herausforderungen Ihrer Branche und Ihrer Zielgruppen mit ein. Stellen Sie einen Anforderungskatalog zusammen – mit den Funktionen, die Sie zwingend benötigen, aber auch den Nice-to-have-Features.
  2. Prüfen Sie den Anbieter sorgfältig: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter der gewählten Datenraum-Lösung den rechtlichen Vorgaben, branchenspezifischen Anforderungen und Ihren persönlichen Ansprüchen an Datenschutz und -sicherheit sowie an den Funktionsumfang genügt.
  3. Legen Sie Spielregeln für die Datenraum-Nutzung fest: Prüfen Sie vorab alle relevanten Prozesse und definieren Sie das Rollen- und Rechtemanagement, die Nutzungsvereinbarungen und ein Löschkonzept. Ein ernannter Raumassistent kann den Datenraum anlegen, einrichten und Mitglieder hinzufügen – ohne selbst Daten einsehen zu können.
  4. Starten Sie mit der Secure Content Collaboration: Laden Sie Daten und Dokumente in den Datenraum hoch und legen Sie sie in sinnvollen Ordnerstrukturen ab. Laden Sie Mitglieder in den Raum ein und vergeben Sie die entsprechenden Rollen und Rechte, Dateien einzusehen, zu bearbeiten und herunterzuladen.
  5. Optimieren Sie die Verwendung Ihres Datenraums: Verbessern Sie Ihre Secure Content Collaboration, indem Sie regelmäßig die vergebenen Rollen und Rechte sowie die Dateien auf Aktualität hin überprüfen. Helfen Sie mit Anleitungen und einem Fragen-Chat dabei, Ihren Mitarbeitern die Nutzung des Datenraums zu erleichtern.

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6. Fazit: Der Weg zur sicheren digitalen Zusammenarbeit

Nicht nur regulierte Branchen fordern höchste Sicherheit bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und wissen die Vorteile einer solchen zu schätzen. Die Bedeutung von Secure Content Collaboration in der digitalen Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen sowie mit externen Stakeholdern wird daher weiter zunehmen. Entsprechende Lösungswege gibt es bereits, und bei den vorhandenen Content-Collaboration-Tools am Markt lässt sich klar abgrenzen, ob sie die hohen Sicherheitsansprüche erfüllen können. Herkömmliche Filesharing-Dienste und Public-Cloud-Lösungen werden diesen Anforderungen oft nicht gerecht. Daher sollten Unternehmen sich schnellstmöglich nach einer sicheren und versiegelten Infrastruktur umsehen. Sicher ist eben nicht gleich sicher!

7. FAQs

Welche Branchen kommen an Secure Content Collaboration nicht vorbei?

Die Risiken der digitalen Zusammenarbeit zu vermeiden, ist von höchster Bedeutung – das gilt in besonderem Maße (aber nicht ausschließlich) für Firmen strikt regulierter Branchen. Nicht nur, dass dort strenge Regularien hinsichtlich Compliance und Datenschutz vorherrschen, auch gehören diese Industriezweige vielerorts zu den Nachzüglern in Sachen Digitalisierung und Content Collaboration. Hier wird es in den kommenden Jahren erhebliche Fortschritte geben müssen, damit sich vertrauliche Dokumente und sensible Daten zuverlässig und sicher mit Bürgern, Patienten, Klienten oder Kunden austauschen und bearbeiten lassen.

Branchen und Unternehmen, für die Secure Content Collaboration unverzichtbar ist:

Warum sind herkömmliche Filesharing-Dienste in manchen Fällen nicht ausreichend?

Herkömmliche Filesharing-Dienste sind in manchen Fällen nicht ausreichend, da sie oft nur grundlegende Sicherheitsfunktionen bieten und wichtige Anforderungen an Datenschutz und Compliance nicht erfüllen. Sie verfügen häufig nicht über detaillierte Zugriffsrechte, umfassende Protokollierungsfunktionen oder fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, was zu einem erhöhten Risiko für unbefugten Zugriff und Datenverlust führen kann. Dies ist besonders problematisch für Unternehmen, die sensible Daten schützen und strenge gesetzliche Vorschriften einhalten müssen. Zertifizierungen von unabhängiger Stelle sind hierbei hilfreich: Ein Zertifikat nach TCDP zum Beispiel bestätigt die Qualität eines Cloud-Dienstes und aller nachgelagerten Prozesse wie Sicherheit, Infrastruktur, Verfügbarkeit etc. und belegt, dass für die nötige Sicherheit gesorgt ist. So erleichtert es dem Unternehmen auch gleichzeitig die Wahrnehmung seiner Kontrollpflichten im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.

Welche Technologien werden für Secure Content Collaboration verwendet?

Für eine Secure Content Collaboration eignen sich Technologien wie Confidential Computing, Zero Knowledge Computing und Sealed Computing. Diese stellen sicher, dass Daten während der Speicherung (Data at Rest), Übertragung (Data in Transit) und Nutzung (Data in Use) geschützt sind. Diese Technologien nutzen starke Verschlüsselung, abgeschirmte Server-Umgebungen und strenge Zugriffsrechte.

Wie finde ich das richtige Tool für Secure Content Collaboration?

Die Auswahl des richtigen Tools für Secure Content Collaboration ist entscheidend, wenn es darum geht, Ihre Daten zu schützen und die Effizienz Ihrer Zusammenarbeit zu maximieren. Hier sind einige Schritte, die Ihnen bei der Auswahl eines Dienstes helfen:

  1. Anforderungen definieren: Stellen Sie sicher, dass das Tool Ihre spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt.
  2. Funktionen prüfen: Achten Sie auf umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und detaillierte Protokollierungsfunktionen.
  3. Anbieter bewerten: Überprüfen Sie die Reputation und die Datenschutzrichtlinien des Anbieters.
  4. Nutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass das Tool eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Integration in bestehende Systeme bietet.
  5. Tests und Bewertungen: Nutzen Sie Testversionen und lesen Sie Nutzerbewertungen, um die Eignung des Tools für Ihre Anforderungen zu prüfen.