Datenaustausch im Gesundheitswesen: Sicher oder praktisch – geht beides?

Es ist 7:43 Uhr. Das Tumorboard beginnt in 17 Minuten. Eine behandelnde Ärztin braucht aus der Radiologie noch dringend den Befund eines Patienten. Der Kollege schickt die Datei auf dem schnellsten Weg, der ihm zur Verfügung steht: per E-Mail.

Ob das datenschutzrechtlich einwandfrei ist, ist in diesem Moment keine relevante Frage. Relevant ist nur: Es muss schnell gehen. Und in diesem Moment verliert der Datenschutz.

Warum die sichere Option beim Datenaustausch oft verliert

Dabei zählen Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Sie wandern täglich zwischen Medizinerinnen und Medizinern, Laboren, Radiologen, Forschungseinrichtungen, Krankenkassen und externen Dienstleistern. An jedem einzelnen dieser Übergabepunkte entscheidet sich, ob Datenschutz funktioniert oder nicht.

Denn wer unter Zeitdruck arbeitet, wählt oft den einfachsten verfügbaren Weg. Das ist menschlich nachvollziehbar. Das Problem dahinter aber ist strukturell. Wenn das offizielle System zu langsam startet, zu viele Klicks erfordert oder auf dem Smartphone schlicht nicht verfügbar ist, greifen Mitarbeitende auf das zurück, was funktioniert: die eigene Messaging-App, einen bekannten Cloud-Dienst, eine schnelle, unverschlüsselte E-Mail.

Das Risiko dabei ist erheblich: Viele dieser Wege führen Patientendaten über Infrastrukturen, auf die die jeweilige Einrichtung keinen Einfluss hat. US-amerikanische Cloud-Dienste etwa unterliegen dem CLOUD Act, der US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen den Zugriff auf gespeicherte Daten erlaubt – unabhängig davon, wo die Server physisch stehen. Was für eine private Fotosammlung akzeptabel erscheint, ist für Patientenakten schlicht nicht zulässig.

DSGVO, NIS2, § 203 StGB: Was Einrichtungen im Gesundheitswesen

Der rechtliche Rahmen für medizinische Einrichtungen ist dabei eindeutig und er gilt unabhängig davon, ob Mitarbeitende bewusst oder aus Bequemlichkeit agieren:

• DSGVO: Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten nach Art. 9. Verstöße können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro nach sich ziehen.
• § 203 StGB: Ärzte, Therapeuten und alle Berufsgeheimnisträger haften strafrechtlich für die unkontrollierte Weitergabe von Patientendaten – auch an externe IT-Dienstleister ohne klare Auftragsverarbeitung.
• NIS2: Die Richtlinie verpflichtet wesentliche und wichtige Einrichtungen – von der Energieversorgung bis zum Gesundheitswesen – zu nachweisbaren technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen.
• ISO 27001 und BSI-KRITIS-Regulierung: Informationssicherheit ist kein optionales Qualitätsmerkmal, sondern regulatorische Grundlage mit konkreten Nachweispflichten gegenüber Behörden.

Medizinische Einrichtungen stehen dabei vor einem grundsätzlichen Zielkonflikt: Sie müssen Patientendaten sicher austauschen und gleichzeitig eine medizinische Versorgung sicherstellen, die keine Verzögerungen durch IT-Hürden verträgt. Jede Maßnahme, die den Datenzugang erschwert, schützt zwar auf der einen Seite, kann aber auf der anderen bremsen. Dieser Widerspruch lässt sich nicht durch strengere Verbote auflösen. Er braucht eine andere Antwort.

Sicherer Datenaustausch im Krankenhaus: Was eine Lösung wirklich leisten muss

Was diese Antwort leisten muss, ist weniger kompliziert, als es klingt. Sie muss sicher genug sein für den Datenschutzbeauftragten, der revisionssichere Protokolle, geregelte Zugriffsrechte und lückenlose Dokumentation braucht. Und sie muss einfach genug sein, dass kein Arzt, keine MTA im Labor und keine Pflegefachkraft einen Workaround benötigt, weil die Plattform so selbstverständlich funktioniert wie mit einem vertrauten Cloud-Dienst. Konkret bedeutet das:

1. Kein VPN, keine Installation, kein separates Login – externer Zugriff per Link, sofort einsatzbereit.
2. Granulare Zugriffsrechte, die sich in Minuten vergeben und zeitlich begrenzen lassen.
3. Revisionssichere Protokollierung jedes Zugriffs, jedes Downloads, jeder Änderung – automatisch, nicht manuell.
4. Integration in bestehende Systeme wie KIS, Outlook, Microsoft Teams, ohne neue Prozesse, ohne Umgewöhnung.
5. Mobiler Zugriff über iOS und Android, weil medizinisches Personal nicht nur am Schreibtisch arbeitet.

Fehlt auch nur eine dieser Anforderungen, erleidet eine Lösung zum Datenaustausch ein Schicksal wie viele IT-Tools: Sie wird umgangen.

Sicherheit, die keine Ausnahmen kennt: Compliance by Design

Dass maximale Sicherheit und maximale Alltagstauglichkeit überhaupt vereinbar sind, ist eine Frage der Architektur. Der Ansatz heißt Compliance by Design: Datenschutz nicht als nachträgliche Schicht, sondern als technische Grundlage, von Anfang an eingebaut.

Denn wer Datenschutz nachträglich aufsetzt, erzeugt Reibung – extra Schritte, extra Logins, extra Klicks. Der Nutzer erlebt die Sicherheit als Hindernis und umgeht sie. Ist Datenschutz dagegen von Anfang an in der Architektur verankert, bleibt er unsichtbar. Die schnelle und unkomplizierte Handhabung, die der Arzt haben will, und die revisionssichere Protokollierung, die der Datenschutzbeauftragte braucht, passieren gleichzeitig, ohne dass jemand etwas dafür tun muss.

Wer eine solche Lösung – wie beispielsweise idgard – einsetzt, muss Datenschutz damit nicht erst mühsam in Prozesse und Systeme hineinentwickeln und stellt seine Nutzer nicht vor die Wahl zwischen sicher und praktisch. Weil beides dasselbe ist.

Sicherheit darf kein Aufwand sein

Sicherer Datenaustausch im Gesundheitswesen scheitert selten am Bewusstsein. Er scheitert an Systemen, die im entscheidenden Moment nicht so funktionieren, wie der Alltag es verlangt. Solange die sichere Option die umständlichere ist, werden Mitarbeitende andere Wege wählen. Die Lösung liegt nicht in mehr Verboten oder mehr Schulungen, sondern darin, dass Sicherheit aufhört, Aufwand zu bedeuten.

Eine Infrastruktur, die das schafft, schützt Patientendaten und entlastet alle Beteiligten: Die MTA im Labor, die einen Befund sicher ans konsiliarische Zentrum übermitteln muss. Den Pflegedienstleiter, der Verlegungsberichte ans aufnehmende Haus weitergibt. Den Datenschutzbeauftragten, der am Ende des Tages wissen möchte, dass alles in Ordnung ist. Und die Ärztin, die morgens um 7:43 Uhr einfach ihren Job machen will.